DT News - Greece - Η επίδραση των αυτοματοποιημένων υπενθυμίσεων των ραντεβού των ασθενών στη μη-εμφάνιση στο ορθοδοντικό ιατρείο

Diana P.Friedman, MA, MBA και Tim Williams, BA, MS

Δευ. 11 Νοεμβρίου 2013

Η εποχή του διαδικτύου έχει αλλάξει σημαντικά τις μορφές επικοινωνίας. Οι κατά πρόσωπο συζητήσεις συνεχίζουν να δίνουν τη θέση τους στην ανταλλαγή ψηφιακών μηνυμάτων. Τα κανάλια αυτής της ψηφιακής επικοινωνίας έχουν διαμορφωθεί και εξαπλωθεί γρήγορα τα τελευταία χρόνια προς ένα ταχύτερο, πιο διαδραστικό μέσο ανταλλαγής.

Αυτή είναι η πραγματικότητα που αντιμετωπίζουν τα ορθοδοντικά ιατρεία- αλληλεπίδραση με τους τρέχοντες και τους μελλοντικούς ασθενείς που θα συμβαίνει κυρίως μέσω διαδικτύου. Για να διατηρήσουν ένα παραγωγικό επίπεδο διατήρησης επικοινωνίας, τα ορθοδοντικά ιατρεία θα πρέπει να βρουν αποτελεσματικούς τρόπους για να βελτιώσουν αυτά τα νέα κανάλια επικοινωνίας. Η διατήρηση της επικοινωνίας δεν οδηγεί μόνο στη διατήρηση των ασθενών, αλλά και στην απόκτηση νέων ασθενών- δύο ακρογωνιαίοι λίθοι ενός επικερδούς ιατρείου. Η έρευνα έχει δείξει επανειλημμένως ότι οι ασθενείς δέχονται ευχάριστα την υιοθέτηση των ψηφιακών συνομιλιών.
Μία έρευνα σε εθνικό επίπεδο από τη Sesame Communications έδειξε ότι το 92 τοις εκατό των ορθοδοντικών ασθενών δήλωσαν ότι το θεωρούν πιο εύκολο να βρουν απαντήσεις στο διαδίκτυο από το να τηλεφωνήσουν στο ιατρείο. Η ίδια μελέτη βρήκε ότι οι ορθοδοντικοί ασθενείς προτιμούν τις υπενθυμίσεις με μηνύματα SMS και με e-mail σε σχέση με τις τηλεφωνικές υπενθυμίσεις σε αναλογία τέσσερα προς ένα.

Αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις των ραντεβού
Η Sesame Communications ήταν πρωτοπόρος με το πρώτο αυτοματοποιημένο σύστημα υπενθυμίσεων των ραντεβού για την οδοντιατρική το 1999. Οι αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις στους ασθενείς δίνουν τη δυνατότητα στο ιατρείο να επιβεβαιώσει τα προγραμματισμένα ραντεβού μέσω e-mail, γραπτών μηνυμάτων και αυτοματοποιημένων υπενθυμίσεων με φωνή.
Οι εξελιγμένες διαδικτυακές πύλες ασθενών επιτρέπουν στους ασθενείς να καθορίσουν τη μέθοδο επικοινωνίας που προτιμούν. Αυτός ο τύπος υπηρεσίας όχι μόνο προσφέρει μεγάλη ευκολία και όφελος στους ασθενείς, αλλά μπορεί και να βελτιώσει δραματικά την αποδοτικότητα του ιατρείου.
Η αυξημένη παραγωγή βρίσκεται στο επίκεντρο της οικονομικής αποδοτικότητας ενός ιατρείου, επηρεάζοντας τη δομή του κόστους, τη ροή των εσόδων και τέλος, το κέρδος. Οι μη-εμφάνιση στα ραντεβού έχει καταστρεπτική επίδραση στην οικονομική απόδοση του ιατρείου. Σε μία εθνική έρευνα το 2012, το 20 τοις εκατό των ορθοδοντικών δήλωσαν ότι η κύρια ανάγκη τους ήταν να μειώσουν το ποσοστό των μη-εμφανίσεων στο ιατρείο. Οι αυτόματες υπενθυμίσεις έχουν τη δυνατότητα να καλύψουν αυτήν την ανάγκη οικονομικά και αποτελεσματικά.
Οι έρευνες δείχνουν ότι σήμερα σχεδόν το 70 τοις εκατό των ορθοδοντικών ιατρείων έχουν κάποια μορφή συστήματος αυτοματοποιημένων υπενθυμίσεων των ραντεβού. Όμως, μέχρι πρόσφατα υπήρχε πολύ περιορισμένη έρευνα που να αποδεικνύει την επίδραση που έχουν αυτές οι λύσεις στο ποσοστό των μη-εμφανίσεων και στην παραγωγή του ιατρείου. Με προηγμένα συστήματα που κοστίζουν κατά μέσο όρο 300$ το μήνα, η απόσβεση της επένδυσης μέχρι σήμερα ήταν δύσκολη.

Νέα μελέτη της παραγωγής των ιατρείων
Η Sesame Communications ανακοίνωσε πρόσφατα τα αποτελέσματα μίας ανατρεπτικής μελέτης που μετράει την επίδραση των αυτοματοποιημένων υπενθυμίσεων των ραντεβού για τους ασθενείς στην παραγωγή του ιατρείου. Η μελέτη ανέλυσε τα δεδομένα της αποδοτικότητας πέντε ετών και κατέγραψε με λεπτομέρεια τα ποσοστά επιβεβαιώσεων και συνέπειας των ασθενών σε 19773041 ραντεβού σε 427 ιατρεία.
Η μελέτη κατέγραψε τις αλλαγές στα ποσοστά η εμφάνισης, πριν και μετά την εφαρμογή των αυτοματοποιημένων υπενθυμίσεων των ραντεβού.
Η μελέτη βρήκε ότι οι μη-εμφανίσεις στα ορθοδοντικά ιατρεία μειώθηκαν κατά 21,83 τοις εκατό.
Η οικονομική επίδραση της τήρησης του προγράμματος είναι σημαντική. Αυτή η έρευνα έδειξε αύξηση της παραγωγής κατά $105322 στα ορθοδοντικά ιατρεία χάρη στην τήρηση του προγράμματος- ένα έσοδο που διαφορετικά θα χανόταν. Το κέρδος από τη βελτίωση στην παραγωγή των ιατρείων συνεχίστηκε για περίοδο 36 μηνών μετά την ενεργοποίηση.
Τα δεδομένα δείχνουν σαφώς μία θετική επίδραση στην παραγωγικότητα όταν εισάγονται στο ιατρείο οι αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις των ραντεβού για τους ασθενείς. Το κόστος πέντε ετών αυτής της υπηρεσίας θα πρέπει να αποσβεσθεί τους πρώτους έξι μήνες μετά την ενεργοποίηση. Επιπλέον, ο χρόνος που χρησιμοποιούνταν πριν από το διοικητικό προσωπικό για τις επιβεβαιώσεις τώρα μπορεί να επενδυθεί στο χτίσιμο σχέσεων με τους ασθενείς, στην προώθηση του ιατρείου και την ενεργοποίηση των ασθενών.

Συμπέρασμα
Οι αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις των ραντεβού μειώνουν δραματικά τις μη-εμφανίσεις στο ιατρείο και επηρεάζουν θετικά την παραγωγή. Κάνουν δυνατή την επικοινωνία με τη μέθοδο που προτιμάει ο ασθενής. Βελτιώνουν την αποδοτικότητα και το κέρδος. Τέλος, το 90 τοις εκατό των επαγγελματιών του οδοντιατρικού χώρου συμφωνούν ότι οι αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις των ραντεβού τους αφήνει ήσυχους ότι όλοι οι ασθενείς ειδοποιούνται πάντα πριν το ραντεβού τους.