Ο αριθμός των ασθενών επηρεάζει τον τρόπο λειτουργίας ενός οδοντιατρείου

Οι πελάτες με ρωτούν συχνά για αριθμούς κλειδιά που θα πρέπει να παρατηρούν στα οδοντιατρεία τους κάθε μήνα για να διαχειριστούν και να παρακολουθούν αποτελεσματικά την επιτυχία του ιατρείου τους. Ένας τέτοιος κρίσιμος αριθμός, ο οποίος σπάνια αναφέρεται, αποτελεί ο αριθμός των ασθενών σας(και ο αντίστοιχος των συναδέλφων σας ).
Πιστεύω πως ο μεγάλος αριθμός ασθενών είναι αντιπαραγωγικός και περιορίζουν τα κέρδη του οδοντιατρείου και μπορεί να οδηγήσει σε μία ή όλες από τις ακόλουθες περιπτώσεις:
-Οι ασθενείς δεν μπορούν να κλείσουν ένα ραντεβού για θεραπεία.
-Οι νέοι ασθενείς θα πρέπει να περιμένουν εβδομάδες για να εξεταστούν.
-Τα κέρδη του οδοντιατρείου μειώνονται σταθερά χρόνο με το χρόνο.
-Ο οδοντίατρος δε βρίσκει επαγγελματικό ενδιαφέρον επειδή επαναλαμβάνει ατελείωτους επανελέγχους.
-Λαμβάνεται μία απόφαση που σημαίνει πως ορισμένοι από τους ασθενείς θα πρέπει να έρχονται για επανέλεγχο κάθε 12 μήνες ή ακόμη χειρότερα, κάθε 18 μήνες.
Το περίεργο είναι πως όταν το πρόγραμμα των ραντεβού του ιατρείου είναι πλήρες οι ασθενείς αισθάνονται πιο ασφαλείς, που είναι ειρωνικό, επειδή θα έπρεπε να αποτελεί σημείο επαγρύπνισης. Όλες αυτές οι περιπτώσεις θα μειώσουν την αποτελεσματικότητα του οδοντιατρείου και θα μειώσουν δυνητικά τα κέρδη.

Οι αιτίες του προβλήματος

Συνεργάστηκα πρόσφατα με έναν πελάτη που είναι ένας πολύ ικανός και φιλόδοξος προσθετολόγος. Εξετάζαμε τη μέση ημερήσια παραγωγικότητα(τζίρος) για κάθε ημέρα που εργάζεται. Παρόλο που εστιάζει την εργασία του σε προσθετικά περιστατικά, φαινόταν πως ο ημερήσιος τζίρος του ήταν περίπου 1000 δολάρια. Αυτός ο τζίρος δεν επιτρέπει στο οδοντιατρείο του να δημιουργήσει ένα ικανοποιητικό κέρδος για τον ίδιο κι έτσι αναλύσαμε την περίπτωσή του. Εξετάσαμε παράγοντες όπως τους ακόλουθους:
-Ήταν οι αμοιβές του αρκετά υψηλές;
-Οι χρεώσεις του αφορούσαν συγκεκριμένες θεραπείες ή το χρόνο του;
-Ποιο ήταν το ποσό της έκπτωσης που παρείχε στους ασθενείς του;
-Ήταν υψηλά τα ποσοστά ασθενών που δεν εμφανίζονταν την ημέρα του ραντεβού τους;
Όλες αυτές οι μεταβλητές έμοιαζαν σωστές κι έτσι εξετάσαμε το μέγεθος της λίστας των ασθενών του και αυτό που ακολουθεί αποτελεί την πηγή των χαμηλών κερδών του:
Αυτός ο οδοντίατρος εργάζεται 4 φορές την ημέρα. Του αρέσει να λείπει σε διακοπές 8 εβδομάδες το χρόνο και χρειάζεται τουλάχιστον δύο εβδομάδες για να ικανοποιήσει την επιθυμία του να μάθει νέες κλινικές και επιχειρηματικές δεξιότητες. Έτσι, του απομένουν 42 εβδομάδες για να εργαστεί και να λειτουργήσει την επιχείρησή του(αυτό περιλαμβάνει 168 ημέρες κλινικής οδοντιατρικής εργασίας και 42 ημέρες λειτουργίας του ιατρείου του).
Ασχολείται με περίπου 1250 ενήλικες ασθενείς που εξετάζει δύο φορές το χρόνο για επανέλεγχο, που διαρκεί 20 λεπτά. Η αμοιβή του για αυτήν τη συνεδρία είναι 39 δολάρια. Επομένως, αφιερώνει 833 ώρες το χρόνο για τους επανελέγχους, οι οποίες για μία κλινική ημέρα 7.5 ωρών προσθέτει έως και 111 ημέρες το χρόνο. Ξοδεύει, συνεπώς, το ισοδύναμο 111 ημερών ή 66% του κλινικού χρόνου εργασίας του για επανελέγχους, που αντιστοιχεί σε τζίρο 877 δολαρίων.
Στις εναπομείναντες 57 ημέρες το χρόνο θα πρέπει να ασχοληθεί με τα επανορθωτικά περιστατικά και να αυξήσει σημαντικά τον ημερήσιο τζίρο ώστε να αντισταθμίσει για τις 111 ημέρες με χαμηλό τζίρο. Δεν αποτελεί έκπληξη πως αυτός ο τρόπος εργασίας δεν τον ικανοποιεί και τον εξαντλεί.

Αναλογιστείτε την κατάσταση

Προτού εξετάσουμε τις πιθανές λύσεις, ας αναλογιστούμε αυτήν την περίπτωση λίγο περισσότερο καθώς είναι πολύ συνηθισμένη και θα ήθελα να αναλογιστείτε αντίστοιχα και τη δική σας περίπτωση.
Αν εργάζεστε λίγο περισσότερο από τον πελάτη μου, για παράδειγμα 4 ημέρες την εβδομάδα, κάνετε διακοπές έξι εβδομάδες το χρόνο και αφιερώνετε μία εβδομάδα για προγραμματισμό, θα εργάζεστε 44 εβδομάδες/χρόνο, που σημαίνει 176 ημέρες/χρόνο. Αν οι επανέλεγχοι σας διαρκούν 15 λεπτά και εξετάζετε τους ασθενείς σας δύο φορές το χρόνο τότε:
Αν έχετε 1000 ασθενείς, θα αφιερώνετε 67 ημέρες(αφήνοντας 109 ημέρες για κλινική εργασία το χρόνο ή 9 ημέρες το μήνα).
Αν έχετε 1200 ασθενείς θα αφιερώνετε 80 ημέρες το χρόνο για επανελέγχους(αφήνοντας 96 ημέρες για κλινική εργασία/χρόνο ή 8 ημέρες/μήνα).
Αν έχετε 1500 ασθενείς θα αφιερώνετε 100 ημέρες/χρόνο σε επανελέγχους(αφήνοντας 76 ημέρες για κλινική εργασία/χρόνο ή 6 ημέρες/μήνα).
Αν έχετε 2000 ασθενείς θα αφιερώνετε 133 ημέρες/χρόνο για επανελέγχους(αφήνοντας 43 ημέρες για κλινική εργασία/χρόνο ή 3.5 ημέρες/μήνα).
Αν πραγματοποιείτε επανελέγχους που διαρκούν 10 λεπτά, τότε μπορείτε να αλλάξετε αυτούς τους αριθμούς. Πώς όμως θα βρείτε αρκετό χρόνο να προωθήσετε σημαντικά σχέδια θεραπείας σε ένα 10λεπτο επανέλεγχο;
Ας εξετάσουμε με περισσότερες λεπτομέρειες τον οδοντίατρο που έχει 1200 ενήλικες ασθενείς. Αν η αμοιβή του για έναν επανέλεγχο είναι 30 δολάρια, θα αφιερώνει 80 ημέρες/χρόνο για να κερδίζει 900 δολάρια/ημέρα. Στα οδοντιατρεία των πελατών μας έχουμε υπολογίσει πως η μέση χειρουργική θεραπεία έχει ένα σταθερό κόστος 450 δολαρίων την ημέρα(εκτός Λονδίνου). Αυτό αφήνει, επομένως, ένα κέρδος 450 δολαρίων ανά ημέρα, το ισόποσο ενός ετήσιου φορολογήσιμου εισοδήματος 79200 δολαρίων. Ωστόσο, αν αυτός ο οδοντίατρος είναι εξωτερικός συνεργάτης με συμμετοχή 50% τότε όταν πραγματοποιούνται οι επανέλεγχοι, ο συνεργάτης και ο ιδιοκτήτης θα λαμβάνουν 450 δολάρια έκαστος: μία καλή ημερήσια αμοιβή για το συνεργάτη, αλλά και μία ημέρα χωρίς κέρδος για τον ιδιοκτήτη.

Υπερβολική ευθύνη

Απολογούμαι για όλα τα ποσά που ανέφερα, αλλά πιστεύω πως μπορείτε να αντιληφθείτε πλέον πως η προσπάθεια εξέτασης υπερβολικά πολλών ασθενών δεν είναι επωφελής. Πιστεύω πως οι ιδιώτες οδοντίατροι θα πρέπει να αναλογιστούν τα εξής:
Μεγιστοποίηση της βάσης των ασθενών τους στους 1000.
Με μηνιαία παρακολούθηση, οι ασθενείς θα βγαίνουν από αυτή τη βάση συνεχώς και το μέγεθός της θα υποδεικνύει πόσοι νέοι ασθενείς χρειάζονται για να αντικαταστήσουν αυτούς που έφυγαν.
Ρυθμίστε το πρόγραμμά σας ημερησίως ώστε να μην αφιερώνετε περισσότερο από 1.5 ώρα σε επανελέγχους κάθε μέρα.
Ρυθμίστε το πρόγραμμά σας ώστε να υπάρχει μία ενημέρωση νέου ασθενή κάθε ημέρα.
Αναλογιστείτε ότι πρέπει να κάνουν τακτικούς ελέγχους για τους ασθενείς τους που έχουν καλή και σταθερή οδοντική υγεία.
Αποφασίστε πως μόλις η βάση ξεπεράσει τους 1000 ασθενείς:
Α. Απασχολήστε ένα συνεργάτη για να τους εξετάζει.
Β. Αναθέστε στο συνεργάτη να αναλάβει ένα μεγάλο μέρος των επανελέγχων στους υπάρχοντες ασθενείς και ασχοληθείτε με την εξέταση νέων ασθενών.
Η δημιουργία της κατάλληλης βάσης ασθενών και η παρακολούθησή της σε μηνιαία βάση, είναι σημαντική για τη δημιουργία ενός παραγωγικού οδοντιατρείου που έχει ικανοποιητικά κέρδη. Θυμηθείτε, πολλοί ασθενείς ανά οδοντίατρο μπορεί να αποτελέσουν εξίσου σημαντικό πρόβλημα όπως και οι πολύ λίγοι.